Usare la to-do list in modo efficace è fondamentale.
Perché non si tratta solo di annotare tutto ciò che devi fare, ma di trasformare la to do list in uno strumento pratico, in un elenco di azioni concrete e fattibili che ti permettano di raggiungere risultati concreti.

Semplifica e organizza 

L’errore più comune che si fa nell’usare la to-do list è quello di creare elenchi troppo vaghi e generici.
Perché una cosa è fare la Lista Svuotamente, una lista indiscriminata da compilare a ruota libera di cui parlo spessissimo (per esempio qui) e che ha una funzione specifica, un’altra è elencare le cose che devi fare con un obiettivo definito.
Per utilizzare al meglio una to do list devi assicurarti che ogni voce sia chiara e specifica.

Utilizza verbi d’azione per descrivere i tuoi compiti: invece di scrivere materiali progetto, scrivi preparare i materiali per il progetto o ordinare i materiali mancanti.
Questo ti aiuterà a sapere esattamente cosa fare e quindi a farlo!
Suddividere le attività complesse in passaggi più piccoli è altrettanto importante.
Ad esempio, un compito ampio come preparare una presentazione potrebbe essere suddiviso in micro-attività come:
– creare una bozza della scaletta;
– raccogliere immagini e dati necessari;
– preparare le slide.
Fare questa suddivisione concreta e dettagliata rende i compiti più fattibili e ti dà una visione più chiara di ciò che devi fare, uno step alla volta.

Stabilisci le priorità

Per usare la to-do list in modo efficace, è essenziale sapere da dove iniziare e stabilire le priorità ti aiuta a concentrarti su ciò che è davvero importante.
Quando guardi le to do che hai elencato devi chiederti:
– ci sono attività che hanno una scadenza imminente?
– quali compiti sono fondamentali per raggiungere i tuoi obiettivi?
– quali attività richiedono più tempo o risorse?
Inizia con le attività urgenti e programma quelle meno immediate in base alla loro importanza o complessità.

Considera tempi e risorse

Un altro aspetto fondamentale per usare la to-do list in modo efficace è pianificare adeguatamente i tempi e le risorse.
Sottovalutare quanto tempo richieda effettivamente un’attività è un errore comune che capita a tutti.
Per evitare imprevisti, cerca di assegnare a ogni compito una durata realistica, senza dimenticare di includere nel calcolo anche i tempi accessori.
Se hai un appuntamento o un evento, calcola i tempi a ritroso: ad esempio, se hai un incontro alle 10:00, considera anche il tempo necessario per prepararti, vestirti e raggiungere il luogo, così saprai esattamente a che ora iniziare.

Fai il punto

Per migliorare la tua organizzazione è importante fare un bilancio della tua to do list. Sia a fine giornata che con uno sguardo più ampio, a fine settimana.

Oltre a controllare quali compiti hai effettivamente portato a termine, chiediti:
– ci sono attività che posso delegare o eliminare?
– quanto tempo ho impiegato per i compiti principali?
– quali attività hanno richiesto più tempo del previsto e perché?

Fare questa valutazione regolarmente, sia alla fine della giornata che con una prospettiva settimanale e mensile, permette alla tua to do list di diventare un elemento fondamentale della tua organizzazione.

Usare la to-do list in modo efficace trasforma quello che altrimenti rischia di restare un semplice elenco di cose scritte in un piano d’azione efficace e concreto.
Organizza la tua to do list, stabilisci le priorità, utilizza verbi d’azione e non trascurare mai i tempi accessori.
Prova a seguire questi step e al prossimo bilancio settimanale valuta i miglioramenti e i cambiamenti nel tuo tempo e nella tua produttività.
Buona to do list!📝