Ti è mai capitato di trovarti di fronte a compiti complessi e di sentirti bloccato ancor prima di iniziare?
È una situazione più comune di quanto pensi.
L’idea di affrontare qualcosa di vasto e indefinito, senza sapere bene da dove cominciare, può generare ansia e portare alla procrastinazione.
Ma con la giusta strategia, anche il compito più enorme e nebuloso può essere gestito in modo efficace e senza stress.
In questo post, vedremo come affrontare i compiti complessi seguendo tre semplici passaggi.

1. Definisci l’obiettivo finale

La prima cosa da fare per affrontare compiti complessi è chiederti: “Cosa voglio ottenere esattamente?”.
Spesso infatti, alla base del procrastinare le cose segnate in to do list con tante buone intenzioni, c’è il fatto che l’obiettivo che ci poniamo è vago e indefinito e non sappiamo cosa dobbiamo esattamente farci…
La prima cosa da fare è quindi definire il risultato finale, fondamentale per sapere come scegliere in quanti e quali step strutturare il percorso.

Ad esempio, se il tuo compito è “lavorare alla presentazione”, devi prima chiarire cosa intendi raggiungere: definire la scaletta dei contenuti? Creare le slide? Preparare un esempio pratico da mostrare?
Un obiettivo vago genera confusione e rischia di bloccarti.
Al contrario, definire un obiettivo preciso ti permette di indirizzare al meglio il tuo lavoro.

2. Suddividi in macro-step

Una volta definito l’obiettivo, il secondo passo è scomporre il compito in macro-step.
I compiti complessi sembrano inquietantemente insormontabili quando li consideriamo nella loro interezza, ma iniziano a diventare umani quando li dividiamo in fasi principali.
Facendo così, non solo si riduce l’ansia, ma si comincia ad avere una visione d’insieme di tutto quello che il tuo obiettivo comporta (tutto e in concreto).

Ad esempio, riprendendo il caso del compito definire la scaletta dei contenuti, i macro-step potrebbero essere:
– fare brainstorming sugli argomenti da includere;
– selezionare i punti principali da trattare;
– organizzare i contenuti in un ordine logico e coerente;
– creare un riepilogo o una traccia dettagliata della scaletta.

Ogni macro-step è un elemento essenziale che contribuisce al risultato finale e affrontarli uno alla volta ti permette di procedere in modo ordinato, senza sentirti sopraffatto e senza saltellare da una cosa all’altra.

3. Trasforma i macro-step in to do fattibili

Come affronti quindi ogni macro-step?
Dividendolo ulteriormente in to do fattibili ovvero attività specifiche, con azioni chiare e risultati misurabili.
Questo ti permette di sapere esattamente cosa fare in pratica.
Per esempio, se uno dei tuoi macro-step è Fare brainstorming sugli argomenti da includere, le attività potrebbero includere:
– ricercare materiali utili per ciascun tema;
– selezionare i 5 argomenti principali;
– scrivere una breve descrizione per ogni argomento.

Suddividere in attività concrete ti dà una direzione precisa e ti aiuta a lavorare con maggiore serenità ed efficienza. Ogni to do completata e smarcata è un passo in avanti, che ti avvicina al raggiungimento dell’obiettivo.

Perché funziona?

Seguire questi tre passaggi ti aiuta a ridurre la complessità dei tuoi compiti e a superare il blocco iniziale, con i seguenti benefici:

– chiarezza mentale: sapere cosa fare e in che ordine ti aiuta a mantenere la concentrazione;
– fattibilità: le attività trasformano le idee in azioni tangibili, evitandoti di perdere tempo in indecisioni;
– motivazione: ogni compito completato, anche piccolo, alimenta il senso di progresso e ti spinge a continuare;
– gestione del tempo: la suddivisione in macro e micro-step ti permette di pianificare meglio, destinando il giusto tempo a ciascuna attività.

Affrontare compiti complessi non è impossibile: con la giusta organizzazione e una buona dose di semplificazione, tutto diventa più gestibile.
La prossima volta che ti trovi davanti a un progetto che ti appare come una una massa indefinita, ricorda questi tre passaggi. 😊
Prova ad applicare questa strategia al tuo prossimo progetto: vedrai come ti aiuterà a procedere con maggiore fiducia e tranquillità.
E ricorda, nessun compito è troppo grande se lo affronti un passo alla volta!