Capire quali cose fare subito può sembrare semplice, ma spesso ci troviamo a rimandare anche le attività più banali senza accorgercene. Tra queste, ci sono le famose attività da due minuti o meno, un concetto che arriva dal metodo GTD di David Allen e che può davvero alleggerire il carico mentale quotidiano.
Sono tutte quelle cose più o meno scoccianti o noiose o apparentemente trascurabili che tendiamo a rimandare a appena ho un minuto lo faccio per poi non farle, continuando a procrastinare.
Ma fino a che non ce ne occupiamo, stanno lì come piccoli e inesorabili puntelli nella testa…

Perché affrontarle subito?

Ogni giorno ci passano per la testa e per l’agenda, tantissime micro to do che, se lasciate in sospeso, si accumulano e diventano un problema. Risolvere subito le attività più rapide ha quindi tre vantaggi fondamentali:

– ti dà un senso di progresso immediato: completare rapidamente piccole attività crea un effetto positivo che aiuta a mantenere la motivazione alta durante la giornata;
– riduce il sovraccarico mentale: affrontare subito le piccole attività evita che si accumulino, lasciando più spazio per concentrarti su compiti più impegnativi;
– migliora la gestione del tempo: affrontare subito le piccole attività impedisce che interrompano il flusso di lavoro più avanti nella giornata.

Ne esistono di due tipi

Le attività da due minuti possono essere divise in due categorie: quelle che iniziano e finiscono, e sono quindi a sé e quelle che fanno parte di un progetto..
Entrambe vanno trattate con l’approccio “due minuti”.

1. Attività a sé stanti (non legate a progetti più grandi):
– rispondere a un’email o a un messaggio rapido;
– archiviare un documento o una ricevuta;
– segnare un appuntamento in agenda;
– chiamare per una conferma o un’informazione veloce;
– sostituire una lampadina fulminata o mettere in ordine un cassetto della scrivania.

2. Attività che fanno parte di un progetto più grande:
– inviare il file richiesto per sbloccare un lavoro in corso;
– prenotare un appuntamento necessario per un progetto;
– controllare rapidamente una data o una deadline;
– caricare un documento utile per un’attività più ampia;
– chiedere una conferma a un collega o a un cliente.

Queste attività possono sembrare poco rilevanti, ma in realtà sono piccoli snodi che fanno muovere i progetti. Non affrontarle subito significa rallentare tutto il resto.

Come inserirle nella giornata senza distrarsi?

Attenzione: se ogni volta che arriva un piccolo compito, interrompi quello che stavi già facendo per occupartene subito, rischi di perdere il focus e compromettere la produttività della tua giornata.
È importante quindi trovare il momento giusto:
– a inizio giornata per liberarsi subito di piccoli compiti e iniziare con una lista più leggera;
– durante le pause (tra un’attività e l’altra, mentre aspetti una call, prima di uscire per un appuntamento);
– alla fine di una sessione di lavoro intenso per staccare e alleggerire la mente.

Avere una piccola finestra di tempo dedicata alle micro to do ti aiuta a evitare interruzioni continue, senza rischiare intanto di accumularle.

Capire quali cose fare subito può trasformare la gestione della giornata. Gestire le attività da due minuti smettendo di trascurarle e procrastinare, ti permette di avere una giornata più produttiva aiutandoti a sentirti sul pezzo con i tuoi progetti. La prossima volta che pensi “lo faccio dopo”, chiediti: mi servono meno di due minuti?
Se la risposta è sì, fallo. Punto😊.