Una lista per organizzare le tue attività può fare la differenza tra una giornata produttiva e una dispersiva e frustrante.
Ecco perché è importante conoscere i vari tipi di lista e utilizzarli al meglio, per rendere vita e lavoro più semplici e facili.
La prima distinzione che è importante fare per sfruttare al meglio le liste è quella fra to do list e check list: sono due liste diverse con usi e finalità diverse ma che… si tengono per mano.
Non è un caso che spesso vengano confuse.

I risultati del sondaggio

Qualche giorno fa, nelle storie di Instagram, ho fatto un sondaggio proponendo diversi tipi di lista per organizzare attività, impegni e situazioni di vario genere. Per ogni “caso lista” chiedevo a chi mi segue di votare se ciascuna di queste liste fosse una checklist o una to-do list.
Per la maggior parte dei casi, le risposte sono state abbastanza unanimi, a dimostrare che la distinzione tra i due tipi di lista il più delle volte è molto riconoscibile.
Tuttavia, a giudicare dai risultati, per alcuni di questi “caso lista” la distinzione non era così evidente.
Ho deciso quindi di riprendere l’argomento analizzando le tre risposte che maggiormente hanno fatto emergere più dubbi (vedi foto👆 ).

Lista “Materiali per la presentazione”

Nel caso di una lista per organizzare i preparativi di una riunione e nello specifico, i materiali, la risposta corretta era checklist.
Ma c’è un ma che fa valere anche l’altra risposta.
Nel caso di riunioni dello stesso tipo e che si sviluppano secondo una traccia simile, la lista sarà una checklist con inclusi tutti quei punti che si ripetono: mail di reminder ai partecipanti, controllo collegamento schermo e proiettore, stampa e rilegatura dei documenti, ecc.
Quando però si organizza una riunione per la prima volta o in caso di un tipo particolare di meeting per il quale non esistono precedenti, non si potrà già avere un’idea di quelli che sono i punti da elencare e quindi verificare.
In questo caso la lista per organizzare la riunione sarà una to do list.

Lista “Cose da delegare”

In questo caso si trattava di una to do list: le cose che si può aver bisogno di delegare dipendono dalla situazione, dall’occasione e da quelle che sono le esigenze specifiche del momento.
A seconda di quello che c’è da fare, valuti cosa delegare e cosa no e crei una lista ad hoc da affidare nelle sapienti mani del delegato.
La risposta corretta può essere “checklist” nel momento in cui chi ha delegato, stila una lista di controllo per verificare che i punti della precedente lista siano stati effettivamente gestiti e completati ( e che le mani del delegato si siano effettivamente dimostrate sapienti😁).

Lista “Film da vedere”

Di tutti i “caso lista” questa era quella più insidiosa e infatti: valgono in modo particolare sia l’attribuzione to do list che l’attribuzione checklist.
Un elenco di film da vedere può essere infatti to do list quando è un elenco aperto e libero in cui vai ad annotare tutti i film che ti incuriosiscono, che vengono citati in qualche libro o articolo, che ti raccomanda un amico o che vengono elencati in qualche contenuto monografico su un attore.
Diventa una checklist nel momento in cui vai ad aggiornare quella lista che hai stilato o quando l’elenco di titoli fa parte delle risorse da visionare per un esame, occasione culturale, eccetera.
Se per esempio mi segui su Instagram, sai forse che la mia tradizione preferita del Natale è guardare una serie di film che hanno un ordine crescente di nataliziosità: in quel caso la lista di film è una checklist!

Alla fine, la distinzione tra checklist e to-do list è molto elastica.
Molto dipende dal contesto e dall’uso che ne fai: alcune liste, come abbiamo visto, possono trasformarsi da to-do list a checklist e viceversa, in base al momento e allo scopo.
L’importante è che la lista per organizzare le tue attività sia davvero funzionale per te: deve semplificare, non complicare. Adattarla alle tue esigenze e al contesto è la chiave per sfruttarla al meglio.
Perché in fondo (e neanche tanto), il senso dell’organizzazione è semplificare e facilitare la tua giornata e conoscere gli strumenti per poterlo fare è il primo passo per renderla davvero efficace, senza complicazioni inutili.
Sapere quando e come usare ogni strumento ti permette di organizzarti meglio e affrontare le tue attività con più chiarezza e meno stress 😊.